Was jedes Mal gleich abläuft, muss niemand jedes Mal machen.
Auslöser wählen, Bausteine verbinden, fertig. Vom Formulareingang über die Freigabe bis zur Antwort — ohne eine Zeile Code.
KI-Schritte (Text erzeugen, Felder auslesen, einordnen) zusätzlich mit dem Paket KI.
Workflow · Schadenmeldung
Auslöser
Formular „Schadenmeldung“ abgeschickt
Wenn / Sonst
Schadenhöhe über 5.000 €?
Warten auf Betreuer
Freigabe durch A. Keller
E-Mail senden
Bestätigung an den Kunden
Eintrag anlegen
Vorgang in „Schäden“
E-Mail senden
Bestätigung an den Kunden
Das Problem
Typische Pain-Points in diesem Bereich, die wir oft aus Kundengesprächen hören:
- Nach jedem Formulareingang tippen Sie dieselbe Bestätigungsmail und legen denselben Vorgang an.
- Freigaben laufen über Zuruf: Wer hat den Antrag gesehen, wer hat ihn abgenickt, wann?
- Erinnerungen an fällige Unterlagen hängen an einer Person und deren Kalender.
- Übergaben an Ihr CRM oder Ihre Buchhaltung passieren per Copy-und-Paste.
- Wenn doch mal etwas automatisiert ist, steckt es in einem Skript, das nur eine Person versteht.
Die Lösung in Portenia
So gehen wir den Bereich an — als Kombination aus Editor, Plattform und gelebter Praxis:
Sechs Auslöser aus dem Alltag
Ein Formular wurde abgeschickt, ein Eintrag angelegt, ein Portal-Zugang registriert, eine Rechnung kam aus der Integration, eine Frist rückt näher — oder schlicht: jeden Tag zu einer festen Zeit.
Dreizehn Bausteine zum Verbinden
Daten setzen und laden, Wenn/Sonst, Verzweigen, Warten, E-Mail senden, Benachrichtigung senden, Eintrag anlegen, HTTP-Request an ein Fremdsystem, der Schritt „Warten auf Betreuer" — und drei KI-Schritte.
KI-Schritte: Text erzeugen, Felder auslesen, einordnen
Eine Schadenmeldung einordnen, Werte aus einer Rechnung lesen, dem Betreuer eine Kurzfassung schreiben. Die KI-Schritte gehören zum Paket KI und kommen heute über die Vorlagen in den Ablauf.
Mit einer Vorlage anfangen
Fünf Vorlagen als Startpunkt — etwa „Schadenmeldung einordnen", „Rechnung auslesen" oder „Vor Ablauf erinnern". Sie landen als Entwurf bei Ihnen und lassen sich frei anpassen.
Freigaben als eigener Schritt
Der Ablauf hält an, bis eine zuständige Person zustimmt oder ablehnt, und läuft dann auf dem jeweiligen Zweig weiter. Wer wann entschieden hat, steht im Protokoll.
Grafischer Editor
Bausteine aus der Palette auf die Fläche ziehen und verbinden. Der Entwurf speichert sich beim Bauen; scharf geschaltet wird er erst, wenn Sie ihn aktivieren.
Erst testen, dann aktivieren
Ein Probelauf mit Beispieldaten zeigt Schritt für Schritt, welcher Zweig genommen wurde und was jeder Baustein zurückgegeben hat.
Jeder Durchlauf ist nachvollziehbar
Zu jedem Lauf gibt es ein Protokoll: Auslöser, durchlaufene Schritte, Ergebnis. Bei einem Fehlschlag sehen Sie, an welchem Baustein es hing.
Ausgehende Aufrufe abgesichert
Der HTTP-Baustein spricht nur mit dem offenen Internet. Adressen im internen Netz sind gesperrt, damit ein Workflow nicht als Türöffner nach innen dient.
Vorschau
Nachgebaut aus dem Produkt — so sieht es im Alltag Ihres Teams aus.
Sechs Auslöser, dreizehn Bausteine — auf der Fläche verbunden
Bausteine aus der Palette ziehen und verbinden, oder mit einer Vorlage anfangen. Der Entwurf speichert sich beim Bauen; scharf geschaltet wird er erst, wenn Sie ihn aktivieren.
6 Auslöser
- Formular abgeschickt
- Eintrag angelegt
- Zugang registriert
- Rechnung aus Integration
- Zeitplan
- Frist rückt näher
13 Bausteine
- Daten setzen
- Daten laden
- Wenn / Sonst
- Verzweigen
- Warten
- E-Mail senden
- Benachrichtigung
- Eintrag anlegen
- HTTP-Request
- Warten auf Betreuer
- KI: Text erzeugen
- KI: Felder auslesen
- KI: Einordnen
Auslöser
Formular „Schadenmeldung“ abgeschickt
Eintrag anlegen
Vorgang in „Schäden“
Freigaben als eigener Schritt
Der Ablauf wartet, bis die zuständige Person zustimmt oder ablehnt, und läuft dann auf dem jeweiligen Zweig weiter. Entscheidung und Zeitpunkt stehen im Protokoll.
Bei der zuständigen Person
Schadenmeldung · Müller Bau GmbH
Wasserschaden Lager · gemeldet heute, 10:12
Schadenhöhe
7.800 €
Vertrag
V-1187
Im Protokoll des Durchlaufs
10:12Formular „Schadenmeldung“ abgeschickt
10:12Wenn / Sonst: Schadenhöhe über 5.000 € → Ja
10:12Warten auf Betreuer …
11:04Zugestimmt von A. Keller
11:04E-Mail an den Kunden gesendet
Erst testen, dann aktivieren — und jeden Lauf nachlesen
Der Probelauf zeigt Schritt für Schritt, welcher Zweig genommen wurde und was jeder Baustein zurückgab. Im Protokoll sehen Sie bei einem Fehlschlag, wo es hing.
{
"kunde": "Müller Bau GmbH",
"schadenhoehe": 2400
}Auslöser
Beispieldaten übernommen
Wenn / Sonst
Nein-Zweig genommen
Eintrag anlegen
Vorgang S-0815 angelegt
E-Mail senden
an kunde@mueller-bau.example
- #128heute, 10:12erfolgreich
- #127heute, 08:47fehlgeschlagen
- Auslöser · Wenn / Sonst · Eintrag anlegen
- HTTP-Request an CRM: keine Antwort nach 10 s
- #126gestern, 17:30erfolgreich
Ausgehende Aufrufe abgesichert
Der HTTP-Baustein spricht nur mit dem offenen Internet. Adressen im internen Netz sind gesperrt, damit ein Workflow nicht als Türöffner nach innen dient.
- https://api.crm-beispiel.de/kontakteoffenes Interneterlaubt
- http://192.168.0.20/admininternes Netzgesperrt
- http://localhost:8080eigener Servergesperrt
Wie es im Ablauf aussieht
In drei Schritten vom Einrichten bis zur täglichen Nutzung.
- 1
1. Auslöser festlegen
Womit fängt es an? Ein eingegangenes Formular, ein neuer Eintrag, ein registrierter Zugang, eine Rechnung aus der Integration, eine nahende Frist oder ein Zeitplan — oder gleich eine Vorlage.
- 2
2. Ablauf zusammenstecken
Bausteine auf die Fläche ziehen und verbinden. Bedingungen entscheiden, welcher Zweig genommen wird; Freigabeschritte holen einen Menschen dazu, wo es nötig ist.
- 3
3. Testen und scharf schalten
Probelauf mit Beispieldaten, Protokoll prüfen, aktivieren. Ab da läuft der Ablauf von selbst — und jeder Durchlauf bleibt einsehbar.
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