Was jedes Mal gleich abläuft, muss niemand jedes Mal machen.
Auslöser wählen, Bausteine verbinden, fertig. Vom Formulareingang über die Freigabe bis zur Antwort — ohne eine Zeile Code.
Das Problem
Typische Pain-Points in diesem Bereich, die wir oft aus Kundengesprächen hören:
- Nach jedem Formulareingang tippen Sie dieselbe Bestätigungsmail und legen denselben Vorgang an.
- Freigaben laufen über Zuruf: Wer hat den Antrag gesehen, wer hat ihn abgenickt, wann?
- Erinnerungen an fällige Unterlagen hängen an einer Person und deren Kalender.
- Übergaben an Ihr CRM oder Ihre Buchhaltung passieren per Copy-und-Paste.
- Wenn doch mal etwas automatisiert ist, steckt es in einem Skript, das nur eine Person versteht.
Die Lösung in Portenia
So gehen wir den Bereich an — als Kombination aus Editor, Plattform und gelebter Praxis:
Fünf Auslöser aus dem Alltag
Ein Formular wurde abgeschickt, ein Eintrag angelegt, ein Portal-Zugang registriert, eine Rechnung kam aus der Integration — oder schlicht: jeden Tag zu einer festen Zeit.
Zehn Bausteine zum Verbinden
Daten setzen und laden, Wenn/Sonst, Verzweigen, Warten, E-Mail senden, Benachrichtigung senden, Eintrag anlegen, HTTP-Request an ein Fremdsystem — und der Schritt „Warten auf Betreuer".
Freigaben als eigener Schritt
Der Ablauf hält an, bis eine zuständige Person zustimmt oder ablehnt, und läuft dann auf dem jeweiligen Zweig weiter. Wer wann entschieden hat, steht im Protokoll.
Grafischer Editor
Bausteine aus der Palette auf die Fläche ziehen und verbinden. Der Entwurf speichert sich beim Bauen; scharf geschaltet wird er erst, wenn Sie ihn aktivieren.
Erst testen, dann aktivieren
Ein Probelauf mit Beispieldaten zeigt Schritt für Schritt, welcher Zweig genommen wurde und was jeder Baustein zurückgegeben hat.
Jeder Durchlauf ist nachvollziehbar
Zu jedem Lauf gibt es ein Protokoll: Auslöser, durchlaufene Schritte, Ergebnis. Bei einem Fehlschlag sehen Sie, an welchem Baustein es hing.
Ausgehende Aufrufe abgesichert
Der HTTP-Baustein spricht nur mit dem offenen Internet. Adressen im internen Netz sind gesperrt, damit ein Workflow nicht als Türöffner nach innen dient.
Vorschau
Wir aktualisieren laufend die Screenshots. Hier kommt bald die Original-Ansicht aus dem Produkt.
Wie es im Workflow aussieht
In drei Schritten vom Setup bis zur produktiven Nutzung.
- 1
1. Auslöser festlegen
Womit fängt es an? Ein eingegangenes Formular, ein neuer Eintrag, ein registrierter Zugang, eine Rechnung aus der Integration oder ein Zeitplan.
- 2
2. Ablauf zusammenstecken
Bausteine auf die Fläche ziehen und verbinden. Bedingungen entscheiden, welcher Zweig genommen wird; Freigabeschritte holen einen Menschen dazu, wo es nötig ist.
- 3
3. Testen und scharf schalten
Probelauf mit Beispieldaten, Protokoll prüfen, aktivieren. Ab da läuft der Ablauf von selbst — und jeder Durchlauf bleibt einsehbar.
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