Kunden buchen selbst — Ihr Kalender bleibt die Wahrheit.

Ihre Kunden wählen im Portal einen freien Termin, der sofort feststeht. Belegte Zeiten aus Microsoft 365 oder Google Kalender sind dabei schon gesperrt, und der Termin landet von selbst in Ihrem Kalender.

Enthalten im Paket Termine

1 · Kunde bucht selbst

Terminart

Jahresgespräch · 30 Min. · Video

Freie Termine

Di 14.10. · 10:00
Mi 15.10. · 14:30
Do 16.10. · 09:00

2 · Steht im Kalender

10:00

Abgeglichen mit

Microsoft 365Google Kalender

3 · Erinnerung + Kalender-Abo

Erinnerung: morgen 10:00

Jahresgespräch · Video

Kalender-Abo (ICS)

AppleGoogleOutlook

Das Problem

Typische Pain-Points in diesem Bereich, die wir oft aus Kundengesprächen hören:

Einen Termin zu finden heißt heute: drei E-Mails hin, drei zurück.
Kunden vergessen Termine — keine Erinnerung, kein Schutz vor dem leeren Besprechungsraum.
Das Buchungstool kennt Ihren Outlook-Kalender nicht — und vergibt Zeiten, die längst belegt sind.
Externe Buchungstools wie Calendly bringen Ihre Kunden auf eine fremde Marke.

Die Lösung in Portenia

So gehen wir den Bereich an — als Kombination aus Editor, Plattform und gelebter Praxis:

Freie Termine selbst buchen
Sie legen Terminarten an — Dauer, Puffer davor und danach, Vorlauf, wie weit im Voraus, vor Ort, Video oder Telefon. Der Kunde sieht nur Zeiten, die wirklich frei sind, und bucht fest.
Beim eigenen Berater oder beim Team
Eine Terminart bucht entweder den zuständigen Berater des Kunden oder ausgewählte Kollegen. Arbeitszeiten pflegt jeder selbst, auch mit Mittagspause.
Zwei-Wege-Abgleich mit Microsoft 365 und Google
Belegte Zeiten aus dem verbundenen Kalender sperren Slots — gelesen werden nur „belegt“-Zeiten, keine Betreffe. Gebuchte Termine werden eingetragen, Verschieben und Absagen ziehen nach.
Kalender-Abo für Ihre Kunden
Ihr Kunde abonniert seine Termine als Kalender-Feed in Apple, Google oder Outlook — oder lädt einen einzelnen Termin als .ics-Datei. Den Abo-Link kann er jederzeit widerrufen.
Automatische Erinnerungen
Etwa einen Tag vor dem Termin geht eine Erinnerung per E-Mail raus — niemand muss daran denken.
Der KI-Berater schlägt Termine vor
Mit dem Paket KI findet der Berater im Portal freie Zeiten und schlägt einen Termin vor. Gebucht wird erst, wenn Ihr Kunde bestätigt.
Wunschtermine bleiben möglich
Passt keine freie Zeit, schlägt der Kunde bis zu fünf Wunschtermine vor. Sie bestätigen im Team-Kalender mit Monats-, Wochen- und Tagesansicht.

Vorschau

Nachgebaut aus dem Produkt — so sieht es im Alltag Ihres Teams aus.

Lieber Wunschtermine? Geht auch

Passt keine freie Zeit, schlägt Ihr Kunde bis zu fünf Wunschtermine vor — mit Anliegen und Art des Termins. Was angefragt und was fest ist, sieht er jederzeit.

portal.ihre-firma.de/termine

Termin anfragen

Anliegen

Jahresgespräch — Gewerbeversicherung prüfen

Art

Vor OrtVideo

Wunschtermine

1Di 14.10. · 10:00×
2Mi 15.10. · 14:30×
3Do 16.10. · 09:00×
Weiteren Vorschlag (bis zu 5)

Anfrage senden

Meine Termine

JahresgesprächAngefragt

Anfrage · 3 Vorschläge

SchadenbesprechungBestätigt

Do 02.10. · 15:00 · vor Ort

AKAnsprechpartnerin: A. Kraus

Team-Kalender mit Monat, Woche und Tag

Gebuchte Termine stehen fest drin, Wunschtermin-Anfragen erscheinen gestrichelt. Einen Vorschlag wählen, bestätigen, verschieben oder ablehnen — der Kunde wird benachrichtigt.

Kalender · Team

KW 42 · 13.–17. Okt.

MonatWocheTag

Mo 13.