Rechnungen digital beim Kunden — inklusive E-Rechnung.
Ihre Rechnungen entstehen weiter in Ihrer Buchhaltung. Portenia bringt sie ins Portal: E-Rechnung hochladen oder aus sevDesk übernehmen, Status verfolgen, automatisch an Fälliges erinnern.
1 · E-Rechnung
R-2026-118.xml
hochgeladen · 18 KB
2 · Ausgelesen
- Kunde
- Müller Bau GmbH
- Betrag
- 4.284,00 €
- Fällig
- 15.10.2026
- Positionen
- 3
3 · Im Portal des Kunden
R-2026-118
Offen4.284,00 €
fällig am 15.10.2026
Das Problem
Typische Pain-Points in diesem Bereich, die wir oft aus Kundengesprächen hören:
- Rechnungen gehen als Anhang raus — und Ihr Kunde findet sie beim Rückfragen nicht wieder.
- Sie wissen nicht, welche Rechnungen offen sind, ohne in vier Mailboxen zu schauen.
- An überfällige Rechnungen erinnert, wer gerade daran denkt — oder niemand.
- Angebote gehen per E-Mail hin und her, die Zusage steckt irgendwo im Postfach.
Die Lösung in Portenia
So gehen wir den Bereich an — als Kombination aus Editor, Plattform und gelebter Praxis:
E-Rechnung: XRechnung & ZUGFeRD
Sie laden die E-Rechnung hoch, Portenia liest sie aus — Beträge, Fälligkeit und Positionen landen strukturiert beim Kunden, auch Anzahlungen.
Aus sevDesk übernommen
Wer mit sevDesk arbeitet, verbindet das Konto: Rechnungen und Angebote samt Positionen kommen von selbst ins Portal.
Rechnungen im Portal des Kunden
Ihr Kunde sieht seine Rechnungen samt Dokument direkt im Portal — kein Anhang-Suchen im Postfach.
Status auf einen Blick
Offen, Bezahlt, Erinnert, Storniert — und was über die Fälligkeit ist, fällt sofort auf. Sie sehen, wo Geld aussteht.
Automatische Zahlungserinnerungen
Ist eine Rechnung überfällig, geht eine Erinnerung per E-Mail an den Kunden — je Kunde abschaltbar, auf Wunsch auch von Hand. Der Versand wird festgehalten.
Angebote annehmen im Portal
Ihr Kunde nimmt ein Angebot im Portal an oder lehnt es ab, auf Wunsch mit Notiz. Die Entscheidung steht am Angebot.
Vorschau
Nachgebaut aus dem Produkt — so sieht es im Alltag Ihres Teams aus.
Alle Rechnungen mit Status — auf einen Blick
Offen, Bezahlt, Erinnert, Überfällig, Storniert: Sie sehen sofort, wo Geld aussteht, ohne in vier Postfächern zu suchen.
Offen
6.384 €
Überfällig
1.120 €
Bezahlt (Sep.)
18.900 €
- Müller Bau GmbHOffenR-2026-118 · fällig 15.10.4.284,00 €
- Kraus & SöhneÜberfälligR-2026-117 · fällig 30.09.1.120,00 €
- Weber HaustechnikErinnertR-2026-115 · fällig 28.09.980,00 €
- Stadtwerke NordBezahltR-2026-112 · fällig 20.09.9.870,00 €
- Bäckerei LangStorniertR-2026-109 · fällig 12.09.240,00 €
| Nr. | Kunde | Betrag | Fällig | Status |
|---|---|---|---|---|
| R-2026-118 | Müller Bau GmbH | 4.284,00 € | 15.10. | Offen |
| R-2026-117 | Kraus & Söhne | 1.120,00 € | 30.09. | Überfällig |
| R-2026-115 | Weber Haustechnik | 980,00 € | 28.09. | Erinnert |
| R-2026-112 | Stadtwerke Nord | 9.870,00 € | 20.09. | Bezahlt |
| R-2026-109 | Bäckerei Lang | 240,00 € | 12.09. | Storniert |
Die Rechnung liegt im Portal des Kunden
Ihr Kunde findet jede Rechnung samt PDF in seinem Portal — mit Status, Positionen und Download. Angebote liegen gleich daneben.
Rechnungen
- Offen
R-2026-118
4.284,00 €
- Bezahlt
R-2026-103
2.150,00 €
- Bezahlt
R-2026-087
760,00 €
Erinnerungen gehen von selbst raus — und stehen im Protokoll
Ist eine Rechnung überfällig, erinnert das System automatisch. Jeder Versand wird protokolliert, der Zahlungseingang beendet den Vorgang.
01.09.
Rechnung bereitgestellt
Kunde per E-Mail benachrichtigt
15.09.
Fälligkeit überschritten
Status wechselt auf „Überfällig“
18.09.
Zahlungserinnerung versendet
automatisch · an buchhaltung@kraus-soehne.de
Ohne dass jemand daran denken muss22.09.
Zahlung eingegangen
als bezahlt markiert
Versandprotokoll
Rechnung
01.09. 08:12
Erinnerung
18.09. 07:00
Wie es im Ablauf aussieht
In drei Schritten vom Einrichten bis zur täglichen Nutzung.
- 1
1. Rechnung übernehmen
E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) hochladen oder aus sevDesk übernehmen — die Daten werden automatisch ausgelesen.
- 2
2. Im Portal bereitstellen
Der Kunde sieht die Rechnung in seinem Portal und wird benachrichtigt — mit dem Paket Finanzen auf Wunsch samt Bezahlknopf.
- 3
3. Status verfolgen
Bei Zahlungseingang steht sie auf bezahlt. An überfällige Rechnungen erinnert Portenia von selbst.
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