Jedes Dokument am richtigen Vorgang.
Ihr Team und Ihre Kunden laden hoch, alle sehen dieselbe Ablage — mit Ordnern, Fassungen und einer Suche, die auch eingescannte Seiten liest.
Uploads durch Ihre Kunden im Portal mit dem Paket Kommunikation.
Kunde lädt hoch
Rechnung_Trocknung.pdf
Am Vorgang abgelegt
Müller Bau GmbH
Schaden 2026-014
Beide sehen dasselbe
Ihr Team
Arbeitsbereich
Ihr Kunde
Portal und App
Das Problem
Typische Pain-Points in diesem Bereich, die wir oft aus Kundengesprächen hören:
- Ihr Kunde fragt zum dritten Mal nach dem Vertrag, weil er ihn nicht wiederfindet.
- Sie versenden große PDFs per E-Mail und stoßen an Anhang-Limits.
- Mehrere Versionen einer Police kursieren im Postfach — niemand weiß, welche aktuell ist.
- Ein Scan ist nur ein Bild: Wer ein Wort darin sucht, muss jede Seite selbst ansehen.
Die Lösung in Portenia
So gehen wir den Bereich an — als Kombination aus Editor, Plattform und gelebter Praxis:
Verknüpft mit Kunde und Vorgang
Jedes Dokument hängt am richtigen Kunden oder Vorgang. Schluss mit der Suche über vier Postfächer.
Ordner, auch verschachtelt
Verträge, Schadenfall, Rechnungen — Ordner und Unterordner geben der Ablage je Kunde eine feste Ordnung.
Fassungen statt Dateichaos
Eine neue Fassung ersetzt die Datei nicht, sie stellt sich davor. Die aktuelle steht oben, die alten bleiben nachvollziehbar.
Volltextsuche mit Texterkennung
Gesucht wird im Inhalt von PDFs und Textdateien. Eingescannte PDFs und Fotos liest eine Texterkennung (Tesseract, deutsch) direkt auf unseren Servern — kein fremder Dienst sieht die Dokumente.
Drag-and-Drop-Upload
In der Verwaltung und im Portal. Mehrere Dateien gleichzeitig, mit Fortschrittsanzeige. Uploads durch Ihre Kunden schalten Sie mit dem Paket Kommunikation frei.
Gespeichert in Deutschland, abgerufen über sichere Links
Dateien liegen im Rechenzentrum Nürnberg, keine Übermittlung in Drittländer. Heruntergeladen wird über signierte Links, die nach 15 Minuten ablaufen.
Vorschau
Nachgebaut aus dem Produkt — so sieht es im Alltag Ihres Teams aus.
Ordner je Kunde und Vorgang
Verträge, Schadenfall, Rechnungen — jede Datei liegt dort, wo sie hingehört. Was der Kunde selbst hochgeladen hat, ist als solches erkennbar.
- Verträge4
- Schaden 2026-0146
- Rechnungen12
- Vom Kunden3
Schaden 2026-014
Hochladen- PDF
Gutachten_Feuchte.pdf
Anna Kraus · 06.10.2026
- JPGKunde
Keller_1.jpg
Klaus Müller · 02.10.2026
- JPGKunde
Keller_2.jpg
Klaus Müller · 02.10.2026
- PDF
Auftrag_Trocknung.pdf
Anna Kraus · 07.10.2026
| Datei | Von | Datum | Größe |
|---|---|---|---|
| PDFGutachten_Feuchte.pdf | Anna Kraus | 06.10.2026 | 1,8 MB |
| JPGKeller_1.jpg | Klaus MüllerKunde | 02.10.2026 | 3,2 MB |
| JPGKeller_2.jpg | Klaus MüllerKunde | 02.10.2026 | 2,9 MB |
| PDFAuftrag_Trocknung.pdf | Anna Kraus | 07.10.2026 | 240 KB |
Fassungen statt Dateichaos
Eine neue Fassung ersetzt die Datei nicht, sie stellt sich davor. Die aktuelle steht oben, die alten bleiben nachvollziehbar.
- PDFÖffnen
Fassung 3
aktuellNachtrag Elementarschaden
01.10.2026 · Anna Kraus
- PDFÖffnen
Fassung 2
Neue Versicherungssumme
15.01.2026 · Jonas Hahn
- PDFÖffnen
Fassung 1
Erstausfertigung
03.03.2025 · Jonas Hahn
Suchen im Text — auch im Scan
Die Suche findet Begriffe im Inhalt der Dateien. Bei Fotos und eingescannten Seiten erkennt Portenia den Text vorher selbst — auf unseren Servern, ohne fremden Dienst.
2 Treffer im Text der Dateien
- JPGText erkannt
Scan_Ablesung_Oktober.jpg
Vom Kunden
… abgelesen am 30.09. Zählerstand 48.231 kWh, Zähler-Nr. …
- PDF
Abrechnung_2025.pdf
Rechnungen
… Ihr letzter Zählerstand wurde geschätzt …
Hochladen statt E-Mail-Anhang, herunterladen über sichere Links
Mehrere Dateien auf einmal, mit Fortschrittsanzeige. Heruntergeladen wird über signierte, zeitlich begrenzte Links — gespeichert in Deutschland.
Dateien hierher ziehen
mehrere auf einmal
- JPG
Keller_3.jpg
fertig - JPG
Keller_4.jpg
72 % - PDF
Rechnung_Trocknung.pdf
35 %
Herunterladen
Gutachten_Feuchte.pdf
Gespeichert im Rechenzentrum Nürnberg
Keine Übermittlung in Drittländer
Wie es im Ablauf aussieht
In drei Schritten vom Einrichten bis zur täglichen Nutzung.
- 1
1. Hochladen
Ihr Team legt Dateien beim Kunden ab, Ihr Kunde lädt im Portal direkt am richtigen Vorgang hoch.
- 2
2. Ordnen und fortschreiben
Ordner anlegen, Dateien zuordnen, neue Fassungen nachlegen — die Historie bleibt erhalten.
- 3
3. Finden statt suchen
Team und Kunde sehen dieselbe Ablage. Die Volltextsuche findet den Begriff — auch im Scan.
Sehen Sie Portenia in Aktion.
Wir starten gerade mit den ersten Kunden. Trag dich ein oder sprich mit unserem Vertrieb — wir melden uns.