Reden statt mailen.
Anfragen und Verlauf am Vorgang. Auch in zwei Jahren noch auffindbar — nicht in einem Postfach verstreut.
Kunde · Portal oder App
Vorgang: Wasserschaden Keller
Müller Bau GmbH · Schaden 2026-014
Hier die Fotos vom Keller, das Wasser steht etwa 5 cm hoch.
08:52
Danke! Der Trocknungsdienst kommt morgen zwischen 8 und 10 Uhr.
09:05 · gelesen ✓✓
Ihr Team · Arbeitsbereich
Das Problem
Typische Pain-Points in diesem Bereich, die wir oft aus Kundengesprächen hören:
- Sie sind WhatsApp-Berater geworden und finden nichts mehr wieder.
- E-Mail-Threads zu einem Vorgang stehen in fünf verschiedenen Mailboxen.
- Kollege fragt sich, was Sie dem Endkunden letzte Woche zugesagt haben — niemand weiß es.
- Der Verlauf hängt am Postfach eines Einzelnen — nicht am Kunden.
Die Lösung in Portenia
So gehen wir den Bereich an — als Kombination aus Editor, Plattform und gelebter Praxis:
Chat direkt im Portal und in der App
Endkunde und Team schreiben im selben Thread — im Web-Portal und in der Mobile-App, ohne Medienbruch.
Benachrichtigungen
Neue Nachrichten erscheinen als Benachrichtigung im Portal — und als Push in der Mobile-App.
Threads pro Anliegen
Chats lassen sich an Vorgänge und Themen knüpfen — pro Vertrag, Projekt oder Schadenfall ein eigener Verlauf.
Gelesen-Status & Stummschalten
Jeder Teilnehmer sieht, was ungelesen ist — und kann einzelne Unterhaltungen stummschalten.
Verlauf am Kunden hinterlegt
Jeder Chat ist Teil des Endkunden-Dossiers. Auch wenn der Berater wechselt, bleibt der Kontext erhalten.
Mehrere Threads pro Kunde
Pro Vertrag, pro Schadenfall oder pro Anliegen ein eigener Thread. Schluss mit einer ewig langen Konversation.
Vorschau
Nachgebaut aus dem Produkt — so sieht es im Alltag Ihres Teams aus.
Ein Verlauf je Anliegen
Statt einer endlosen Unterhaltung hat jeder Vertrag, jedes Projekt und jeder Schadenfall seinen eigenen Verlauf — mit Fotos und PDFs als Anhang und dem Stand, was gelesen ist.
- 2
Wasserschaden Keller
Schaden 2026-014
Vertrag Gebäude
Vertrag WG-3381
Wasserschaden Keller
Klaus Müller, Anna Kraus, Jonas Hahn
Hier die Fotos vom Keller, das Wasser steht etwa 5 cm hoch.
08:52
Danke! Der Trocknungsdienst kommt morgen zwischen 8 und 10 Uhr.
09:05 · gelesen ✓✓
Die Auftragsbestätigung liegt hier:
09:06 · gelesen ✓✓
Im Portal und in der App
Ihr Kunde schreibt, wo er gerade ist. Neue Nachrichten kommen als Push aufs Handy und als Hinweis im Portal — Antworten landen im selben Verlauf.
09:05
Dienstag, 7. Oktober
Anna Kraus · Wasserschaden Keller
Der Trocknungsdienst kommt morgen zwischen 8 und 10 Uhr.
Ihre Firma
Neues Dokument: Auftrag_Trocknung.pdf
Der Verlauf gehört zum Kunden
Jede Nachricht liegt in der Akte, nicht im Postfach eines Einzelnen. Wechselt die Betreuung, findet die Kollegin die Zusage von letzter Woche mit einer Suche.
- AK
12.09.
Wir übernehmen die Kosten für das Gutachten.
- KM
19.09.
Gutachten ist beauftragt, Termin am 24.09.
- ⇄
01.10.
Betreuung wechselt: Anna Kraus → Jonas Hahn
- JH
07.10.
Laut Zusage vom 12.09. übernehmen wir das Gutachten — die Rechnung bitte direkt an uns.
Wie es im Ablauf aussieht
In drei Schritten vom Einrichten bis zur täglichen Nutzung.
- 1
1. Endkunde startet eine Frage
Im Portal klickt der Endkunde auf einen Vorgang und öffnet einen neuen Thread.
- 2
2. Push an den Berater
Sie bekommen sofort eine Benachrichtigung mit Vorschau. Antworten ohne den Tab zu wechseln.
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3. Akte aktualisiert sich
Jede Antwort wird im Dossier dokumentiert. Bei Bedarf in Audit-Log mitgeschrieben.
Sehen Sie Portenia in Aktion.
Wir starten gerade mit den ersten Kunden. Trag dich ein oder sprich mit unserem Vertrieb — wir melden uns.